【新入社員向け】飲み会の幹事のやり方

こんにちは、えびまよシャンプーです。

飲み会の幹事は若手が何かと苦労する役割。正直、面倒くさいしやりたくはないと思いますが、やる機会はいずれやってきますので、基本的なことを簡単に解説していきます。

※会社によって違う部分もありますので、参考程度にご覧ください。

※この記事では１０～２０名程度の飲み会を想定しています。

 

１．日程調整

①主役

飲み会には送迎会、暑気払い、忘年会、昇任祝いなど、色んな種類がありますが、主役のいる飲み会の場合はまずは主役の予定を押さえましょう。自分で考えている候補の日付を2～3日ぐらい主役に伝えて、直接話して決めるのがいいと思います。

 

※候補の日付を考える際には、正式な日程確認でなくても部署内の人たちに「〇月〇日を考えてるんですよねー」という感じで雑談的に情報を流しておくと、｢おれ行けるわー｣とか｢その日みんな忙しいから厳しくね？｣のように、直接声を聞けるため、あまりにも人が集まらなそうだったらこの時点で候補日を変えることもできます。

②上司

部署のみんなが候補日に対して難色を示すことなく、かつ主役の空いている日を聞けたら上司の日程もおさえましょう。

 

主役、上司の日程をおさえたら、日程は確定です。

日程が決まった段階で会場も決めてしまう場合もありますが、普通は出欠をとらないと何人来るかも分からないため、私は人数が決まってから会場をおさえます。

 

２．会場候補選び

主役に日程確認をする前に、何個か候補をあげておくと良いでしょう。そして主役の好みを考えつつ決めましょう。

主役の好みを周りの人に確認するのがベターですが、よくわからない場合は無難なところで良いのではないでしょうか。生ものとか珍味は避けつつ、以下の点に注意しながら決めるのが良いです。

 

・場所（みんなが帰りやすい所）

・居心地（十分なスペース）

・普通の値段（5000円ぐらい？会社によります）

・喫煙者の場所（分煙のしかた）

・出来れば個室または半個室

 

ちょっと良いチェーン店ぐらいのところを選べば良いと思います。ベテランの方はこだわった感じの店をチョイスしますが、新入社員には正直難しいです。

 

ただし、主役や上司からこの店が良いという指定があった場合は主役と上司それぞれの同意を得られれば、指定の店にしましょう。むしろ、会場を考える必要が無くなるのでラッキーです。

 

３．出欠確認

日程が確定したら部署内で出欠をとりましょう。会社によっては口頭で確認したり、案内文を配ったり、メールを送ったり、やり方は様々だと思いますので、ここは先輩に確認しましょう。

 

出欠は期限を決め（1、2週間前ぐらい？）、万一キャンセルする場合にはいつ以降キャンセル料が発生するかもはっきり伝えましょう。

 

出欠を保留にした人はキャンセル料金が発生するタイミングが最終的な期限になりますが、お店に迷惑がかからないよう出来るだけ早く回答をもらうに越したことはありません。

 

４．会費

事前徴収と当日徴収の２通りがありますが、当日はバタバタするので、出来れば事前徴収が１番良いです。また、上司からご厚志という形で多めにもらえるケースがあります。こういう場合は｢ありがとうございます！｣と言い、ありがたく受け取りましょう。

 

事前徴収で最初に上司からもらった場合には他の人の会費を減額し、吸収する方法もありますが、やむを得ず当日徴収となった上司から当日｢ポン｣と受け渡された場合はやっかいです。マナー的にもらったご厚志を返すという選択肢はないため受け取るしかないわけですが、こういう場合は余ったお金で料理をグレードアップさせるか、後日上司以外に返金するかの2通りになると思います。

 

５．ドタキャン対応

風邪などで来れなくなる人も結構出てくると思います。キャンセル料金発生前だといいですが、運悪くキャンセル料金が発生する場合には本人に払ってもらうしかないでしょう。一瞬上司に相談したくなるところですが、気を遣わせてしまうのでこの場合はあまり動いても仕方がないと思います。ただ、欠席者が出た場合はそれとなく雑談的に周りの人に情報だけ流しておきましょう。

 

６．当日の流れ

かしこまった飲み会ではあらかじめ当日の流れを決めておきましょう。

 

①幹事の自己紹介

「定刻になりましたので、飲み会を始めます！幹事はわたくし〇〇がつとめさせていただきます！」

②開会の挨拶（１番偉い人）

「開会の挨拶を〇〇部長からお願いいたします！」

③乾杯の挨拶（２番目に偉い人）

「続いて乾杯の挨拶を〇〇課長からお願いいたします！」

※ご厚志を誰かからもらっている場合は乾杯の後に「〇〇さんから多大なるご厚志をいただいています。ありがとうございます。」と紹介しましょう。（金額は言わなくて大丈夫です）

 

④ひたすら飲む。

空いてるグラスにお酒をついだり、オーダーをしたりします。私はコミュ障なので盛り上げ方とかはよく分かりません。流れに身をまかせましょう。

 

また、昇任した人とか辞める人がいる場合は、飲み会中盤ぐらいにみんなの前で一言いただきましょう。

 

⑤中締めの挨拶（３番目に偉い人）

「宴もたけなわではございますが、このあたりで中締めとさせていただきます。中締めの挨拶を〇〇さんからお願いします」という感じで終わらせましょう。

 

ここまでが全体の流れです。案外幹事をやっていると時間はあっという間に過ぎていきます。

※当日に挨拶をお願いする人には事前に話を通しておきましょう。

 

７．２次会

事前に出欠をとって場所を決めている場合はそのまま皆を連れて行きましょう。決まっていない場合でも周りの店は事前にググっておきましょう。調べておくと｢ちゃんと準備してる感｣が出ます。

 

ただ、個人的には幹事だからといって絶対に２次会に行かなきゃいけないということは無いと思います。接待のような仕事でない限りあくまでプライベートの時間ですから。

 

無理やり連れて行くような行為はれっきとしたパワハラですから、会社として、良くないですね。

 

８．その他

①主役が来ない！

始めるタイミングを部署のトップ（部長？課長？）に相談します。幹事は若手ですが、あくまで部署としての飲み会であり、上司のメンツがありますので。。人によりますが、あと10分待とうとか、準備運動と称して先に１杯やっちゃうとかいう感じで、どうにかなると思います。

 

②うるさくて、周りの客から店に苦情が入る

いくら楽しんでいるとはいえ、大人としての節度は守らなければいけませんので、先輩とはいえ、苦情が入っているとはっきりと伝えましょう。

 

③コースなのに勝手に注文しちゃう人がいる

その人が払ってくれるなら良いですが。。幹事に情報が入らなかった場合は会計時に問題が発生します。店のシステム（制限時間、注文方法、飲み放題の適用範囲）は店により様々ですので、ややこしいシステムの場合は開会前の酔っぱらう前に幹事または店から説明をしましょう。

 

９．まとめ

幹事は仕事ではないとはいえ、結構負担のかかる仕事です。いろいろ無茶を言われるケースもありますが、できる範囲で対応しましょう。相手も酔っぱらっていますので。。

 

幹事が好きな人にとっては楽しいイベントかもしれませんが、苦手な人にとっては結構つらいものですよね。

 

何とか最低限の役割をこなして、２～３時間を乗り切れれば、それで良いと思います。しっかり完遂できればそれで十分。飲み会が終わったらさっさと家に帰り、ハーブティーを飲んで寝ましょう。